謹防失洩密，檔案數字化存在(exist)的(of)這(this)些風險你了(Got it)解嗎？
編輯：2023-05-26 15:27:32
随着社會的(of)發展與進步
檔案資源所具有的(of)巨大(big)價值
逐漸被社會所認知
如今越來(Come)越多的(of)紙質檔案
逐漸轉爲(for)數字檔案
可以(by)說檔案數字化工作(do)
與我(I)們(them)每個(indivual)人(people)息息相關
那麽
什麽是(yes)檔案數字化呢？
檔案數字化是(yes)指用(use)計算機技術将模拟信号轉換爲(for)數字信号的(of)處理過程。紙質檔案數字化就是(yes)采用(use)掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，将其轉化爲(for)存儲在(exist)磁盤、光盤等載體上并能被計算機識别的(of)數字圖像或數字文本的(of)處理過程。
那麽
檔案數字化又有哪些優勢？
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檔案數字化節約了(Got it)保管費用(use)，節省了(Got it)占地(land)空間，而且查閱起來(Come)極爲(for)方便迅速，從而避免了(Got it)反複印制資料而造成的(of)紙張和(and)人(people)員的(of)浪費。
數字化檔案管理使資料能及時(hour)歸檔，并盡快提供利用(use)。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人(people)員做到(arrive)足不(No)出(out)戶便可知曉天下大(big)事。
由于(At)信息的(of)超時(hour)空流動，數字化檔案事實上成爲(for)"無牆界檔案"，檔案庫也從文件實體的(of)保管基本變成了(Got it)提供利用(use)方便的(of)信息控制中心。
将紙制檔案轉變爲(for)數字化電子檔案後，檔案的(of)使用(use)更加安全。尤其對曆史久遠的(of)檔案材料，數字化處理後無疑是(yes)對其更好的(of)保護，另外，通過檔案的(of)數字化處理後，防止了(Got it)部分檔案篡改的(of)行爲(for)。
相較于(At)以(by)往的(of)管理方式
數字化檔案信息管理技術有了(Got it)極大(big)提升
既提高使用(use)率也節省了(Got it)時(hour)間
然而
便捷的(of)同時(hour)也帶來(Come)新的(of)挑戰！
尤其是(yes)對于(At)檔案數字化工作(do)中
經常存在(exist)的(of)安全保密問題！
在(exist)傳統檔案管理的(of)理念影響下，部分工作(do)人(people)員對電子檔案的(of)特性了(Got it)解不(No)深，也未按要(want)求對相關人(people)員進行保密教育和(and)提醒，導緻部分工作(do)人(people)員錯誤地(land)認爲(for)電子版檔案資料可以(by)随便複制，便“監守自盜”，小則損害個(indivual)人(people)信息安全，大(big)則危害國家安全。
數字化檔案依托于(At)網絡建立，通過現代化信息手段把檔案載體與檔案的(of)信息分離開來(Come)，通過網絡整合關鍵信息共聯，這(this)樣信息的(of)深度和(and)廣度得到(arrive)了(Got it)加強，同時(hour)也給檔案管理的(of)安全帶來(Come)了(Got it)挑戰。
由于(At)電子檔案管理系統對使用(use)者的(of)識别主要(want)是(yes)通過用(use)戶密碼和(and)用(use)戶名，以(by)及用(use)戶密鑰來(Come)識别，一(one)旦出(out)現密碼洩露或者丢失，網絡管理系統不(No)能做到(arrive)人(people)員識别，就會對檔案資料的(of)安全産生(born)極大(big)影響和(and)威脅。
爲(for)滿足檔案數字化工作(do)的(of)要(want)求，提高檔案查詢利用(use)的(of)效率，越來(Come)越多的(of)單位對檔案資源開展了(Got it)檔案數字化外包服務工作(do)。
在(exist)外包過程中，部分單位存在(exist)将涉密檔案交由不(No)具有保密資質的(of)企業做數字化加工的(of)問題，或者将檔案數字化工作(do)外包給有保密資質的(of)企業後當起了(Got it)“甩手掌櫃”，既不(No)規定數字化工作(do)的(of)場所，也不(No)派專人(people)或采取安裝攝像頭等技術手段對數字化過程進行全程監管，甚至對相關的(of)數字化設備也不(No)進行安全檢查，使國家秘密處于(At)危險境地(land)，随時(hour)可能失控，自認爲(for)“高枕無憂”，實則“危機四伏”。
檔案數字化保密工作(do)的(of)重要(want)性
不(No)言而喻
在(exist)檔案數字化大(big)環境下
如何做好保密工作(do)成了(Got it)新的(of)難題！
不(No)過也别擔心
小密自有方法！
檔案管理人(people)員在(exist)檔案保密工作(do)中扮演着極其重要(want)的(of)角色，要(want)做好電子檔案安全保密工作(do)，建議設立相對獨立、專業的(of)技術管理崗位，積極引進專業對口、高素質的(of)電子檔案管理人(people)才。
在(exist)實際工作(do)中，依據最新的(of)政策和(and)制度，充分運用(use)諸如病毒查殺工具、木馬檢查工具、電子檔案“四性”檢測工具等，全面提升電子檔案保密管理工作(do)水平。最終實現物盡其用(use)、人(people)盡其才，安全又保障的(of)優良局面。
一(one)是(yes)要(want)按照國家檔案局印發的(of)《檔案數字化外包安全管理規範》要(want)求，慎重選擇外包公司開展數字化工作(do)，涉及涉密檔案資料的(of)數字化必須在(exist)專門場所進行，加工場所要(want)安裝監控設備，并派專人(people)全程監管；對于(At)掃描儀、打印機等設備也要(want)做好技術防範工作(do)。
二是(yes)對存儲涉密數字化檔案資料的(of)計算機等信息設備采取物理隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。
三是(yes)對參與檔案數字化工作(do)的(of)人(people)員做好身份審核、登記等工作(do)，數字化服務機構應對工作(do)人(people)員進行安全保密教育和(and)必要(want)的(of)上崗培訓，并與工作(do)人(people)員簽訂保密協議，明确規定工作(do)人(people)員不(No)得閱讀、摘抄、外洩檔案内容和(and)其他(he)安全保密責任、義務。安全保密協議應報送檔案部門備案。對相關人(people)員承擔檔案數字化工作(do)的(of)具體安排要(want)嚴格記錄在(exist)案，确保監管的(of)可追蹤性。
文章來(Come)源：成華密語
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